1. まず書類を3段階に分け、必須と参考を確認する

家の売却書類は、査定前に物件を把握する資料、売買条件と状態を説明する契約資料、所有権移転やローン完済を行う決済資料に分けると整理しやすくなります。同じ名称の物件でも、土地・戸建て・区分マンション、共有・相続、ローンの有無で必要なものは変わります。インターネット上の一覧をすべて一律の必須書類とは考えないでください。

最初に媒介会社へ物件概要と権利関係を伝え、「いつまでに・原本か写しか・誰へ渡すか」を記した一覧を作ります。手元にない資料は空欄のまま隠さず、再取得できるもの、代替できるもの、作成や確認が必要なものに分類しましょう。

2. 査定前は所有・物件・購入時の資料を集める

物件を特定する資料として、登記事項証明書、固定資産税の納税通知書や課税明細、間取り図、公図・地積測量図など手元にあるものを確認します。登記事項証明書、地図、地積測量図等は法務局で交付請求できますが、住居表示と地番・家屋番号が同じとは限りません。

購入時の売買契約書、重要事項説明書、パンフレット、設計図書、領収書も集めます。査定額の根拠だけでなく、将来の税務確認にも使う可能性があるためです。住宅ローンがあれば残高と金融機関の連絡先、共有なら共有者、相続物件なら登記名義と手続状況を伝えます。本人確認資料や委任状の具体的な種類・有効期限は、取引を担当する専門家の案内に従います。

  • 物件特定：登記事項、地番・家屋番号、図面、課税明細
  • 購入時：売買契約、重要事項説明、代金・諸費用の資料
  • 資金：ローン残高、返済予定、金融機関の窓口
  • 権利：共有、相続、住所・氏名変更など現在との差

3. 戸建て・建物は確認済証、修繕、設備の記録を探す

戸建てでは、建築確認済証・検査済証、設計図、建設住宅性能評価書、保証書、増改築や耐震・修繕の記録が候補です。太陽光発電、給湯器、浄化槽などがあれば、所有・リースの別、契約、点検記録も確認します。すべての住宅に全書類が存在するわけではなく、古い建物では紛失や制度上作成されていないこともあります。見つからない事実を先に共有し、代替確認の可否を相談します。

雨漏り、シロアリ、傾き、設備故障、過去の修理など、把握している状態は日付と資料を対応させます。建物状況調査を実施するかは、調査範囲、費用、時期、既存資料との関係を確認して決めます。調査は一定の基準に基づく時点の確認であり、瑕疵がないことや将来の性能を保証するものではありません。

  • 建築：確認済証、検査済証、設計図、性能・耐震資料
  • 履歴：増改築、修繕、点検、保険・保証の記録
  • 設備：型番、取扱説明書、所有・リース、故障状況
  • 状態：既知の不具合、修理時期、写真、業者の記録

4. 土地は測量図だけでなく、境界・越境の経緯も確認する

土地・戸建てでは、公図、地積測量図、確定測量図、境界確認書、境界標の写真、越境や通行・配管に関する覚書など、手元にある資料を集めます。これらは名称が似ていても作成目的や確認した相手、範囲、精度が同じとは限りません。図面があるだけで現地の境界や所有権の範囲が確定していると断定せず、現況と照合します。

法務省は、登記上の筆界と所有権の範囲を示す境界が一致しない場合もあると案内しています。境界標が見つからない、隣地所有者との認識が違う、面積や越境に疑問がある場合は、売主だけで線を決めません。売買条件に測量や境界確認が必要かを媒介会社へ聞き、調査・測量は土地家屋調査士、紛争や権利判断は必要に応じて弁護士等へ早めに相談します。

5. マンションは専有部分と管理全体の資料を分ける

区分マンションでは、専有部分の間取り、設備、リフォーム履歴に加え、管理規約、使用細則、総会議事録、長期修繕計画、修繕履歴などが候補です。管理費・修繕積立金の月額と滞納の有無、変更予定、一時金、駐車場・駐輪場、ペット、専有部分工事などの条件も確認します。どの資料を売主が直接用意し、どれを媒介会社が管理会社から取得するかを分担します。

国土交通省のマンション標準管理規約はひな型であり、実際のマンションには個別の管理規約があります。標準の記載を自宅へそのまま当てはめず、最新の規約・細則と総会決議を確認してください。管理に係る重要事項調査報告書などの名称、発行手数料、所要日数、掲載項目も管理会社ごとに異なり得るため、売買契約日から逆算して依頼します。

  • 費用：管理費、修繕積立金、滞納、改定・一時金の予定
  • 計画：長期修繕計画、工事履歴、総会での決議
  • 利用：駐車場等、ペット、用途、リフォームの制限
  • 運営：管理規約・細則、管理会社、管理組合の資料

6. 契約前は物件状況と設備を、分かる範囲で正確に整理する

売買契約の準備では、契約書案、重要事項説明に使う資料、物件状況等報告書、設備表などを確認します。書式名は会社や取引で異なることがあります。雨漏り、給排水、シロアリ、増改築、越境、近隣との取り決め、人の死など取引判断に影響し得る事実については、事実関係を整理して媒介会社へ相談します。質問された項目を記憶だけで埋めず、修繕記録、写真、管理組合への照会結果と突き合わせ、分からない項目を推測で断定しないことも重要です。

買主へ残す設備と撤去する物を現地で確認し、型番、動作、故障、不具合、説明書・鍵の有無を一覧にします。口頭で伝えた修繕や境界条件が、契約書・特約・報告書へ正しく反映されたかを署名前に照合します。責任範囲や告知内容に判断が必要な場合は、媒介会社の説明だけで結論を急がず、弁護士など適切な専門家へ確認してください。

  • 物件状況：把握している事実、発生時期、対応履歴
  • 設備表：残す物、撤去する物、動作・故障、付属品
  • 契約：価格、面積、引渡し状態、特約、費用負担
  • 照合：口頭説明、広告、報告書、契約書の一致

7. 決済・引渡し書類は司法書士と金融機関の案内で確定する

決済では、登記識別情報または権利証、印鑑証明書、本人確認資料、住所のつながりを示す資料、固定資産評価に関する証明などが候補になります。ただし、必要な種類、原本・写し、有効期限は登記内容や当事者によって異なります。司法書士から書面の案内を受け、登記名義の住所・氏名、共有者全員の出席・委任方法を早めに確認します。

ローンがあれば、金融機関が用意する抵当権抹消関係書類と完済手続を確認します。引渡し用には鍵、取扱説明書、保証書、管理関係書類、精算書を箱ごとにまとめ、受渡し記録を残します。登記識別情報の12桁の符号や本人確認資料をメール本文や共有フォルダーへ無防備に置かず、送付方法、保管者、返却・廃棄方法まで決めてください。